導入事例 03
アイコクアルファ株式会社様
帳票＋手書きで現場にいるように繋がる情報
オーダーメイド商品の仕様をGEMBA Noteで一元管理
愛知県に拠点を置くアイコクアルファ株式会社は、あらゆる製造業を支える部品・機械メーカー。製造工場や物流など、モノの移動を伴う現場で働く人の負担を軽減し業務効率を上げるハンドクレーン「ラクラクハンド」の製造販売を担うRH事業部（愛知県一宮市）では、現場に寄り添った商談をサポートするツールとしてGEMBA Noteを採用している。採用の経緯からその効果について話を伺う。
インタビュー動画はこちら
オーダーメイド製品の商談サポートツールとして
情報をひとつに繋げるのにGEMBA Noteが役立つと感じた(村田氏)
「ラクラクハンド」は人の力を増大させ、100kgのものを1kg程度の感覚で扱えるようになるハンドクレーン。1970年の販売開始以来、業界トップシェアを誇る商品である。扱う対象、場所、作業内容、全てが現場により異なるため、オーダーメイドが主流となる。
営業は、まず現地を訪問し、クライアントの作業現場について詳細にヒアリングする。どんな場所で・どんな作業を・どんな風に困っているか・どういう荷物をつかみたいのか・どういう移動を伴うのかを、写真や動画を撮り、それらの情報を整理して、クライアントのニーズや環境に適した仕様に落とし込む、いわばコンサルのような業務だ。
以前は、ヒアリングした内容は紙に記録し、撮影した写真や動画は会社に戻りPCに取り込む、といった作業をしていた。 全てをPCに取り込むことはできても、情報はバラバラに切れていて、それらを繋げてひとつにしようとするとその作業自体に手間がかかり面倒だった。仕様がまとまり設計に渡してからも、見直しの度に何度も修正（差し替え）を繰り返すことになる。
RH事業部の営業・設計・製造部隊を率いる村田氏は「お客様と仕様を作り上げる上で、仕様書の一元管理（ひとつに繋ぐこと）が必要だと考えていました。GEMBA Noteは、クライアントとの商談をサポートするツールとして役に立ちそうだと感じたのです」と導入を決めた当時を振り返る。
GEMBA
Note導入後の流れはこうだ。商談が仕様の話に進むとGEMBAノートを作成し、ヒアリングしながら書き込んでいく。写真や動画はその場でiPadのカメラで撮影するだけ。クライアントから受け取った紙資料など直接書き込めないものはPDFにして取り込む。もちろん修正もGEMBA
Noteを編集するだけでOK。
「仕様書に添付する絵、写真、動画が簡単に共有でき、こんな作業をお客様がしているんだということが捉えやすくなる。これまで紙ではなかなか伝えきれなかった部分も、設計等のメンバーがあたかも自分が現場に行っているかのように垣間見ることができる便利ツールだと感じています」
「我々の仕事は、作業者の方に合うものをいかにコーディネートするか、お客様の情報をどれだけしっかりリスニングし、仕様に落とし込んで設計に持ち込むかが重要。どういう感じで掴めばよいか、何がやりたいか、お客様の声・希望に耳を傾け、本当にお客様がやりたいことは何なのかを吸い上げる力をつけ、それを形にする。この一連の流れにおいてGEMBA Noteが役に立っています」
GEMBA Noteを使うため社内初のタブレット導入
IT機器の経験値の差は大きいが、手書きだから使えるようになる（岡野氏）
セキュリティが厳しい同社では、それまで営業マンはスマホも持たず、カメラもデジカメを使用していた。GEMBA Noteは、手書きで利用できる・手書きなのに清書できる・（録音機能で）言葉で話したことも清書でき写真の取り込みも簡単、あらゆる資料もPDFにすればひとつにまとめられる・そして我々が最もこだわる"絵で伝えること"も同じ画面上でできる。これはパソコンではなく、タブレットとペンだからこそできること。このGEMBA Noteという便利なツールを使うためにタブレットの導入が必要でした」（村田氏）
岡野氏は、RH事業部のシステム・ネットワーク責任者だ。事業部内で新たな仕組みが必要になった時に社内のセキュリティポリシーを遵守しつつ実現するためのアドバイスをし、環境を構築する。GEMBA Note導入に際しては、同社にとって初めてのタブレット・クラウドを利用したシステムということもあり、セキュリティに厳しい本社情報システムとの折衝を担当した。
導入当初を振り返り「普段からのIT機器の経験値の差は大きい。家庭で使うことがあっても会社の業務として使用するのは初めての人も多かったので、iPadの管理ルール、電源を入れるレベルの操作から始めました。ある意味強制的な導入でもあるので、「わからなかったらすぐに聞いてね」と敷居を下げすぐに相談できる関係を築くことを心がけ、ある程度使えるようになり『ぜひ使いたい！』と手を挙げた人から渡すようにしました」（岡野氏）「電源の入れ方からスタートした70代の営業補助スタッフも、使わないと仕様書が作れないから使えるようになる。これはやはり手書きで使えることが大きい」（村田氏）
帳票に絵が加わり情報の質が充実
「管理者の立場で様々なデータを見ていると、どんどん情報が細かくなっていると感じます。同じ一枚のシートの中でも、最初は簡素だったのが、今では吹き出しで書かれていたり、ポンチ絵が入ったり情報量が多くなり、ヒアリング、コンサルの質が上がり、顧客の要望に限りなく近づいたものになっています。これは、パソコンで作っていた頃は無理だった ”手書き” でどんどん追加できることが大きいと思います。ガンガン使っている人は『これがなかったら営業はできない』と言うほどになっています」（岡野氏）
一枚の大きな紙の一部を拡大し自由に文字や絵を書き込む。帳票に絵が加わることで情報がより伝わりやすくなる
「GEMBA Noteがここまで浸透したのは、営業マンの感覚に合っているから。今では300をゆうに超える仕様事例（帳票）があります。機密情報に関わらない部分については事業部内では誰がどのような案件に関わっているか・どんな商談をしているかを見ることができるので、それぞれのレベルアップにも役立っています。"情報の一元管理" という当初の目的についてはフル活用していると言えます」（村田氏）
商談以外でもGEMBA Note
例えば「展示会の様子をGEMBA Noteで共有しよう」という提案は現場から発生したアイディアだったが、それに「コメントも書けばいいのでは？」とアドバイスすることで「今日の展示会の客の入りはどうだ、自分のクライアントも来てるな、こんなコメントが入ってるんだな」と待機メンバーも展示会に参加しているかのように感じることができるようになり、利用が定番化したと言う。「みんな現場を抱えながらなので、"考えろ"ではなく、場面場面で、より一歩進んだ使い方をアドバイスしながらGEMBA Noteの機能を生かした活用を深めて行きたい」（村田氏）
「メモ帳がわりに使うケースも増えています。生産現場では、ラクラクハンドを組み立てた時、掴んだものを落とさないか"意地悪チェック" の様子を撮って "こんな時に落とします" と、見るだけで伝わる動画データの共有が増えています。電話 しても営業が出られない場面も多いので、ノートに貼り付けておくことで都合のつく時に確認できるのもタイムロスの削減に繋がっています」また「顧客の事情に合わせて利用を控えてきた分野（セキュリティの制限上、自動車業界ではカメラ付きメディアの持ち込みが許可されないことが多かった）でも、徐々にタブレットの持ち込みが可能になるところも出てきており、メモや議事録を現場で作成することにより会社に帰ってからの清書・提出の必要がなくなったり、海外との打ち合わせ時に音声入力で議事録を作成して後で翻訳するなど、利用は広がりつつあります」（岡野氏）
また「基幹システムの刷新に伴い、GEMBA Noteとのデータ連携も構想しており、商談から受注まで、今まで繋がらなかった情報をひとつに繋げ、いいものを作っていく上でのデータとして紐づいて充実していくのではないかと考えています」（岡野氏）と、さらに大きな拡がりを想定している。
営業部門以外へのGEMBA Note利用の拡大には、ハードの進化が不可欠だと言う。例えば生産部門では、俯瞰したり細部を見たりするために拡大縮小するには一度作業を止める必要があるからだ。「空中にバーチャルな画面が広がり音声で操作する・・・そうなると可能性はありますね」と微笑む両氏の視線の先には、さらに進化した現場が見えつつあるのかもしれない。
＊お話を伺ったのは
アイコクアルファ株式会社 RH事業部
シニアマネージャー 村田成隆 氏
岡野恭士 氏