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建設・土木の現場では、朝礼、工程会議、発注者との立会、協力会社との打ち合わせなど、議事録を残すべき場面が1日に何度も発生します。一方で、ノートを取りながら同時に発言を漏れなく書き留めるのは難しく、結局は事務所に戻ってから録音を聞き直して書き起こす、という二度手間が起きがちです。
この課題を根本から解決するアプローチが、録音とメモが連動するデジタル野帳の活用です。本記事では、紙の野帳の延長線上で扱える操作性を保ちながら、音声・手書き・写真・図面を1つのノートに集約できる仕組みと、現場の打ち合わせ議事録を即作成するための具体的な使い方を解説します。後半では、朝礼準備が2時間から10分に短縮された実例(※本稿のための独自取材による)など、定量的な業務効率化の参考データも紹介します。
最初に、現場で議事録作成がうまく回らない典型的な原因を整理します。読者ご自身の現場と照らし合わせながら確認してみてください。
1つめは、書く速度が発言に追いつかないことです。専門用語・固有名詞・数値が多い建設現場の打ち合わせでは、紙の野帳に書き留めようとしても抜け漏れが発生しやすくなります。複数の発言者がいる場合はさらに難しく、後から「あの数値はいくつだったか」「誰の発言だったか」が再現できません。
2つめは、ボイスレコーダーで録音だけしても、後で聞き返す位置がわからないことです。1時間の打ち合わせで気になる発言が3〜4箇所あっても、全体を再生し直すしかなく、議事録への落とし込みに時間がかかります。
3つめは、写真や図面のメモが議事録と別管理になることです。打ち合わせ中に「この箇所」「あの図面のここ」と指された情報を、議事録と別ファイルに保存してしまうと、後から該当箇所を探すために複数のフォルダを横断する必要が出てきます。
これらの課題は、紙の野帳とボイスレコーダー、そしてスマートフォンのカメラを別々に使い分けている限り、根本的には解消しません。録音・手書きメモ・写真・図面を1つのノートに集約し、相互に行き来できる構造のツールが必要です。
デジタル野帳とは、紙の野帳をタブレットやスマートフォンで再現したアプリの総称です。なかでも建設業向けに開発された「eYACHO」は、大林組との共同開発(2015年8月〜)を経て、ゼネコン(総合建設会社)での施工管理アプリ利用シェア1位を獲得しています(※1)。同じMM総研の調査では、スマートデバイスでの利用シェアでも1位となっています(※1)。
eYACHOで議事録作成と相性が良いのが、音声ユニットと呼ばれる機能です。ノート上の任意の位置にボタン状の音声ユニットを配置し、その場で録音を開始できます(※2)。録音された音声はノート内に保存されるため、手書きメモや写真、図面と同じページに残せます。再生も同じノートを開いて該当の音声ユニットをタップするだけです。
ノート間でフォルダを行き来したり、別のクラウドストレージにアップした録音を探したりする必要はありません。「議事録のあのページ」を開けば、関連する音声・手書きメモ・写真・図面がそろっている、というシンプルな運用が可能になります。
なお、紙の野帳の手書き感を重視する設計のため、Apple Pencil等によるペン入力の書き心地に違和感が少ないこともあわせて評価されています(※本稿のための独自取材による)。建設・施工管理・設備・住宅・不動産などの専門用語約4万語を内蔵した「建設mazec」（手書き入力システム）も搭載されており、議事録に頻出する専門用語の手書き→テキスト変換もスムーズに行えます(※同社公表情報による)。
ここからは、現場の打ち合わせ議事録を即作成するための具体的な活用法を、4つの観点で整理します。
1. 録音と手書きを同じページに残す
打ち合わせ開始時に1ページを開き、冒頭に音声ユニットを配置して録音を開始します。発言中はキーワード・数値・人名など、聞き返しの目印になる断片だけを手書きで残します。全文を書き取ろうとしないことがコツです。打ち合わせ後、手書きしたキーワードの近くから音声を再生すれば、該当箇所をピンポイントで聞き返せます。書き取りの抜け漏れを録音が補い、聞き返しの位置探しを手書きキーワードが補う、という相互補完が成立します。
2. 写真と図面への書き込みも同じノートに集約する
打ち合わせ中に話題に上がった現場の写真は、その場でタブレットのカメラで撮影し、同じノートに貼り付けます。図面の指摘箇所には、PDFを開いてペンで丸囲み・矢印・コメントを直接書き込めます。後から議事録を読み返したときに、「どの場所の話だったか」が視覚的にすぐ把握できる状態を作れる点が、テキストのみの議事録との大きな違いです。
3. シェアノートで複数人が同時に書き込む
eYACHOには「シェアノート」と呼ばれる、複数人が同じノートをリアルタイムで編集できる機能があります(※3)。司会・速記・図示・補足など役割を分担すれば、1人が議事録のすべてを抱え込む必要がなくなります。各担当が同時に書き込めるため、打ち合わせ終了とほぼ同時に議事録の初稿が完成している、という運用も現実的です。書き込み履歴は自動で保存されるため、誰が何を書いたかも後から確認できます。
4. 遠隔打ち合わせは映像・音声・書き込みを一体で残す
事務所と現場、複数JV(共同企業体)拠点をまたぐ打ち合わせには、内蔵のビデオ通話機能「GEMBA Talk」が活用できます(※4)。通話しながら同じノート・図面・帳票を見て書き込むことができるため、議事録を別途取る発想ではなく、共有しているノートそのものが議事録になる、という運用が成り立ちます。発注者立会や遠隔臨場のシーンでも、移動時間を削減しつつ証跡を残せます。
ここまでの機能を、現場の代表的な打ち合わせシーンに当てはめてみます。
朝礼やKY(危険予知)活動では、前日のうちに作業内容・指示事項・配置をテンプレートに記入し、当日の朝礼の様子を音声ユニットで録音します。参加者の質問や追加指示も同じページに書き込めば、後から「誰がいつ何を指示・確認したか」を朝礼資料そのもので証跡化できます。実際の導入企業では、朝礼準備が2時間から10分に短縮された事例があり(※5)、別の企業でも1時間以上から10〜20分への短縮報告があります(※6)。
工程会議や協議では、シェアノートで議題ごとに役割分担を行います。発言の録音を保険にしつつ、決定事項・宿題事項・期限の3軸だけ全員で書き込むだけでも、会議終了時点で議事録としての最低条件は満たされます。
発注者との立会・遠隔臨場では、GEMBA Talkで映像・音声を共有しながら、図面上にペンで指摘箇所を書き込みます。打ち合わせ後にあらためて議事録を書き起こす作業を、ほぼ省略できる状態になります。東日本高速道路の事例では、遠隔立会の活用で年間の現地移動時間が大幅に削減されたことが公表されています(※7)。
最後に、議事録に直接関係する業務だけでなく、現場全体での業務効率化につながった実例を紹介します。
打ち合わせ・朝礼準備時間の短縮としては、すでに触れたとおり、大林組での2時間→10分、大日本土木での1時間以上→10〜20分の事例があります(※5、※6)。日鉄パイプライン&エンジニアリングでは、現場と事務所の二度手間が解消され、毎日1時間以上の時短につながったとされます(※8)。
これらの数値は議事録作成だけによる効果ではなく、録音・手書き・写真・図面の集約と、シェアノートによる分担入力、遠隔打ち合わせのアーカイブ化を組み合わせた結果です。建設業では2024年4月から時間外労働の上限規制(原則として月45時間・年360時間)が適用されており、現場で完結する記録・共有のしくみは、いわゆる「2024年問題」への現実的な対応策の1つに位置づけられます(※9)。
導入時には、いきなり全現場・全業務に展開するのではなく、まず1現場・1業務(例えば朝礼の議事録)から始めるのが定石です。30日間の無料トライアルが提供されているため、現場での実機検証から着手するのが、定着失敗を避ける近道といえます(※同社公表情報による)。
現場の打ち合わせ議事録を即作成するためのカギは、録音・手書きメモ・写真・図面を別々に管理しないことです。録音とメモが連動する施工管理アプリを使えば、1つのノートにすべてを集約し、聞き返しと共有の手間を最小化できます。シェアノートによる同時編集や、GEMBA Talkを通じた遠隔打ち合わせのアーカイブ化も組み合わせれば、議事録は「会議後に書き起こすもの」から「会議中にできあがるもの」へと変わります。施工管理アプリとしての録音・メモ・議事録を一体化する仕組みは、現場の生産性を底上げする実務的な選択肢として、検討に値します。
eYACHOは、現場の打ち合わせ議事録の即時作成から、施工管理業務全体の効率化まで対応するデジタル野帳アプリです。30日間の無料トライアルで全機能を試せます。導入のご相談・資料請求は、MetaMoJi公式サイトのお問い合わせフォームより受け付けています。
