導入事例【自治体】

熊本県御船町様の導入事例

熊本県 御船町様

議会のペーパーレス化から始める自治体DX
広報誌の校正にシェア機能を活用

熊本県 御船町(みふねまち)様

 熊本市中心部から車で約30分。日本初の肉食恐竜の化石が発見され「恐竜の里」として知られる御船町(みふねまち)は、MetaMoJi Shareを導入し議会のペーパーレス化に取り組んでいる。同町議会のペーパーレス化経緯ならびに現状についてお話をうかがう。

年間18万枚の削減見込み、ペーパーレス化に舵
 「御船町では、消費する紙を減らすこと・事務の効率化を目指すことなどを目指し、検討委員会を立ち上げ準備を進めてきました」「議案に出た当初は変化への負担・不安から反対の声もありましたが、議会全体での方向性としてペーパーレス化に踏み切りました」(町議会事務局・細木次長)

熊本県御船町 町議会事務局 次長 細木康伸氏

熊本県御船町 町議会事務局 次長 細木康伸氏

町の年間削減枚数は試算で18万枚。それまで未整備だったネット環境も含め公募を始めた。

議会のペーパーレス化を発表した議会広報誌

議会のペーパーレス化を発表した議会広報誌

手書きが清書として残せること、MetaMoJi Shareへの高い安心感

 熊本県のITコーディネーター・松岡氏は、「議会の特徴として幅広い年齢層の議員にはITリテラシーの差があります。手書きがきれいに清書として残せること、その場で書き込めて共有できることを重点にどんなアプリが最適か調査を進めました」「ジャストシステムを前身とするMetaMoJiの高い技術力への安心感、使いやすさ、今どこを見ているかがわかるレーザーポインターなど、議員のみなさんにも分かりやすいと判断してMetaMoJi Shareを選びました」
「ソフトの使いやすさはもちろん、クラウドでのセキュリティ面をはじめ、総合的に評価されて採用されました」と提案コンペによる入札を振り返る。

「ITリテラシーに開きがあっても、手書きから清書できる」
      株式会社CLOUD-IA(ITC-Pro九州)代表取締役 松岡 祥仁氏

「ITリテラシーに開きがあっても、手書きから清書できる」 株式会社CLOUD-IA(ITC-Pro九州)代表取締役 松岡 祥仁氏

 「導入時、7-8人のグループにわけて研修をしました。今後事務局で教育を行っていくことを考慮し事務局の方に合わせたレベルにし、操作の問合せに対しては『研修ビデオの○分のところ』と案内できるようにしました」(松岡氏)導入時研修のその後は「議会期間中、ミニ研修として新機能の使い方などを説明したりしていますが、MetaMoJi Shareの操作そのものに関しては現在ほとんど問い合わせがない」(細木氏)
「それだけMetaMoJi Shareが使いやすいということだろう」(松岡氏)とスムーズな導入だったと口を揃える。

議場を超え今や必需品、いつでもどこでも

 議員の田上忍氏はIT畑出身で、タブレットの導入やペーパーレス化を早くから希望しており、MetaMoJi Shareを進んで使用している議員のひとりだ。「最初はとっつきにくかった人が多かっただろう。パソコンやスマホ、タブレットに馴染んでいない人にはハードルが高かったかなとも思うが、何か聞けば事務局がすぐ教えてくれるから差はどんどん縮んでいる。あとは使って慣れるだけ。もう紙は要らないと思っている」「今や(タブレット・MetaMoJi Shareは)必需品。議会の資料以外のものも入れられるので、いつでも、どこでも、これを見て町民の質問にその場で答えることだってできる。今は議会の資料を見る用途がほとんどだが、次は執行部。課長さんたちも入って使うようになれば、総合的に便利になる」と意欲的だ。

「もう紙の資料は要らない」熊本県・御船町 町議会議員 田上忍氏

「もう紙の資料は要らない」
熊本県御船町 町議会議員 田上忍氏

何度も集まっていた広報誌をMetaMoJi Shareで校正

 御船町のMetaMoJi Shareの第一弾の目標「議会資料をペーパーレスにする(タブレットで見る)」環境は整った。しかし、世代的になかなか踏み切れない人がいる現実も受け止め、現在はまだペーパーでの配布を並行して行っている。スマートフォンにチャットツールを導入し、郵送していた議会の通知をデジタル通知にするなど「できるだけデジタルなものを介して提供する」などの小ステップの成功体験を積み上げ、その先にタブレットやMetaMoJi Shareの利用に繋げて行く考えだ。


 そんな中で、広報委員会では一歩進んだ使い方をしている。MetaMoJi Shareを使った広報誌の校正作業だ。「毎月発行する広報誌は、完成までに印刷業者も含めて6-7回の校正が入り時間がかかっていました。これまではその度に集まって印刷した紙に書き込んでいましたが、MetaMoJi Shareで広報誌の原稿を共有し、それぞれが離れたところから書き込んで校正を進めており、何度も集まらなくてもよくなりました」(細木氏)と言います。見えないところで大きなステップに繋がりつつあるようだ。

議会広報誌の校正もMetaMoJi Shareで進めている

議会広報誌の校正もMetaMoJi Shareで進めている


本取材は2022年9月に行われました。画面キャプチャ、機能、肩書きは当時の情報に基づきます。
無料オンラインセミナーで体験利用可能!

今すぐ体験!すぐにアカウントを発行できます

PAGE TOP