導入事例【企業】

広島テレビ放送株式会社 様

社屋移転を機に、会議を一気にペーパーレス化
今後は動画の共有にも期待

広島テレビ放送株式会社様

1962年に開局した広島テレビ放送株式会社(以下、広島テレビ)は、2018年秋、開発が進む広島駅北口(新幹線口)の目の前に建つ新社屋に移転しました。この移転を機に、紙の使用を減らし機密情報の保護をより一層強化するために会議をペーパーレス化しようと、局長会などでMetaMoJi Share for Business(以下、MetaMoJi Share)を使い始めました。

社長の「来週からペーパーレス会議にする」の号令で始まった

 広島テレビでは2018年秋の新社屋移転を機に、局長以上が出席する「局長会」と、部長以上が出席する「拡大局長会」を一気にペーパーレス化しました。その時期のことを、広島テレビ放送の営業・コンテンツ本部 技術局 技術推進部で、社内のITインフラやヘルプデスク業務などを担当している松中壱樹氏はこう語ります。

 「弊社では社長がIT化に積極的で、社長が『来週からペーパーレス会議にする』と号令をかけたことで、すぐに移行できました。局長以上の役職者にはそのタイミングでiPadを渡し、iPadでMetaMoJi Shareを使ってもらうことにしました。拡大局長会に出席する部長などはノートPC上でMetaMoJi Shareを使っています。急な移行だったので最初のうちは会議の出席者に戸惑いはあったようですが、会議中に私たちが操作をサポートしたところ、週1回程度の利用で1ヶ月もかからずに慣れてスムーズになりました」
 MetaMoJi Shareの利用について会議の出席者からは「資料の拡大・縮小がスムーズにできるので、注目して欲しい所を簡単に共有できる」「キーボードや手書き文字入力ソフトのmazec(マゼック)を使って、テキストデータとしてメモを取れるので便利」「全員でページ送りや書き込みを共有できるシェアモードと、自分で好きなように閲覧したりメモをとったりできるプライベートモードを切り替えられるのが良い」などの声があるそうです。

広島テレビ放送 新社屋

広島テレビ放送 新社屋

プリンタの台数を減らしても待ち時間がなくなるほどの効果

 局長会の出席者は約25人で週に1回、拡大局長会は50人強で月に1回開催されています。これらの会議のたびに、毎回10ページほどの会議資料を人数分準備していました。松中氏は「私自身も会議資料の準備をしていましたが、毎回時間がかかっていました。A4より大きい用紙サイズの資料があったりすると、1つ1つ半分に折ったりと、さらに大変でした。
 ペーパーレス化されて準備の負担が減りましたね。実は新社屋に移転するときに、社内のプリンタの台数を大幅に減らしたのです。たとえば私のいるフロアでは、以前のオフィスでは5、6台のプリンタがあって、それでもプリント待ちの時間が発生していました。今は2台に減りましたが、プリントを待つことはなくなりました」と言います。
 しかも、会議の人数分の紙を用意して終わりではありませんでした。会議終了後、出席者は自分の部署のメンバーに共有するために、さらに資料をコピーしていたのです。現在は前述した部長以上の役職者に加え、一部の社員もPC上でMetaMoJi Shareを使えるようになっており、ペーパーレスで資料を閲覧できます。今後はMetaMoJi Shareを使える社員をさらに増やしていく方針なので、資料共有のペーパーレス化ももっと広がっていくと考えられます。

遠隔地とのビデオ会議でも利便性が高い

 MetaMoJi Shareで会議資料を共有することは、広島テレビにとってさらに利点がありました。それは、局長会にも拡大局長会にも、本社以外の支社からテレビ会議で参加する人がいるということです。同社では、テレビ会議自体は以前から実施していました。MetaMoJi Shareを導入する前は会議資料のファイルを事前に送り各支社でプリントしておいてもらう手間がかかっていましたが、MetaMoJi Shareのサーバーに資料をアップロードすれば出席者がどこにいてもすぐに見ることができます。

 しかもMetaMoJi Shareのシェアモードを利用すれば、発言者がページ送りや拡大などの操作をしたときに、その動きに全員の画面が追随します。またレーザーポインター機能を使って、いま議論している箇所を全員のタブレットに指し示すことができます。このため、会議中に資料のどこを見ればいいのか、どの箇所について話をしているかがわからなくなってしまうということがありません。MetaMoJi Shareによる資料の共有は、その場に集まっている出席者にとって便利であることはもとより、支社などの遠隔地からテレビ会議で参加している人にとっては、離れた場所にいても会議においてけぼりになることがなく、より効果を発揮します。

セキュリティに配慮して選定し、運用している

 局長以上の役職者のデバイスとしてiPadを選んだ理由について松中氏はこう説明します。「まずiOS自体のセキュリティの高さがあります。また個人のApple IDを会社のiPadで利用しないとか、利用者はiPadにアプリを追加できないといった制限もかけています。もちろん、手書きがしやすいというポイントもありました」

 MetaMoJi Shareの導入に関しては、特にMetaMoJiクラウドのサービスについて運用や管理、また安全性について十分検討した上で決めたと言います。
 ペーパーレスにしたこと自体も、情報の保護に役立っています。「会議資料には、営業の数値や視聴率など機密性の高い情報もあります。ところが会議が終わった後、配付された紙の資料をうっかり机の上に置きっぱなしにしてしまったりすることが皆無ではありませんでした。MetaMoJi Shareの導入後は営業の数値などをプリント禁止にしたので、誰かの目に触れてしまうおそれがなくなりました」(松中氏)

今後は動画の共有にも期待

 広島テレビでは、将来的には社員全員にMetaMoJi Shareを導入し、会議のペーパーレス化を広げたい考えです。特に議論の記録を残したい会議もあるとのことで、そのような会議でMetaMoJi Shareを利用すれば会議中の書き込みがサーバー上に自動で残る利点が生かされると考えられます。

 さらに同社は、MetaMoJi Shareでの動画の共有にも期待を寄せています。「平成30年7月豪雨(2018年6月28日~7月8日)では、テレビ放送の電波を送出する電波塔の立っている山で土砂崩れが起きてしまいました。その際に、現地で撮った動画を局長会で共有したいという声があがりました。このような災害に限らず、誰もがさまざまな現地調査に行けるわけではありません。そこで、その場所の雰囲気や様子がわかる動画を共有できれば、局長会などで役に立ちます」(松中氏)。MetaMoJi Shareは2019年春のアップデート以降、会議資料上で動画を共有することができ、遠隔地からの参加者の画面上でも再生できます。このような使い方も、さらに活用されていくことでしょう。

営業・コンテンツ本部 技術局 技術推進部 松中壱樹氏

営業・コンテンツ本部 技術局 技術推進部松中壱樹氏

本取材は2019年3月に行われました。画面キャプチャ、機能、肩書きは当時の情報に基づきます。
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