GEMBA Noteの導入によって、
リアルタイムで作業 情報を共有し、
ヒューマンエラーを防止、
事業リスクを大幅に軽減

日本化薬の厚狭工場で触媒反応設計部が実施している触媒反応試験は、お客さまのプラントと同じ条件で運転する設備を工場内に設け、触媒の反応を検証する試験です。年間100件以上の試験を行っており、その結果をお客さまに提示します。プラントごとに運転環境や条件が異なるため、それに対応できるように複数の設備を備えています。

酒井氏「当社の設備で評価した結果は、基本的にお客さまのプラントで再現可能です。この試験では人の手を使ったチェックが必要になるため、印刷したチェックシートを現場で記入する際に誤記や記入漏れといったヒューマンエラーが起きる可能性があります。今回、GEMBA Noteを導入した最大の理由は、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減することです。数年前に誤った条件設定で試験を開始したために、数か月間実施した試験をやり直したことがありました。それが、帳票のデジタル化を検討するきっかけのひとつになりました。ヒューマンエラーの防止とあわせて、作業状況を的確に把握できる情報共有の円滑化・迅速化も、我々が抱えていた課題です」

GEMBA Noteの導入経緯

日本化薬には各製造拠点や事業所へのITツールなどの紹介、相談対応をするRC・技術統括部という部署があります。

吉田氏「RC・技術統括部から他の事業所がトライアルをしたことがあるGEMBA Noteについて聞き、興味を持ったのです。まずトライアルをさせてもらい、我々の部署にマッチしていることを確認した上で、導入を決定しました。トライアルでのGEMBA Noteの利用は班長などの10名程度に絞り、現場全体に浸透できそうかどうかを判断してもらうことにしました。10名ほどの人数で使用してみれば、実際の利用状況を踏まえた検証ができると考えたのです」
酒井氏「吉田がExcelに精通しており、さまざまな書類をExcelで作成しているので、Excelで作った帳票を適用・転用できる点も魅力的だと考えました」

GEMBA Noteの活用状況と評価

トライアル期間中に基本的な操作方法、ミス防止や情報共有のための各種機能などを確認し、現在は現場でのチェックシートへの記入をGEMBA Noteで行っています。

酒井氏「触媒反応設計部の社員11名と、現場作業を担う関連会社のオペレーター15名の計26名がGEMBA Noteを使っています」
吉田氏「指示を受けた現場のオペレーターが、実際に現場で試験までの準備をする際の工程のチェックシートとしてGEMBA Noteを活用しています。オペレーターの皆さんは使い始めてすぐに操作に慣れたようです。利用開始時のハードルが高くならないように、帳票をチェックに使う2種類だけにしました。GEMBA Noteは非常にとっつきやすいツールだという印象です。インターフェースを柔軟にカスタマイズすることができ、これまで使ってきたフォーマットをそのまま使えるので、従来の作業の流れを引き継ぎやすいと感じました。手書き入力ができることも大きなメリットです。帳票に重要な追加情報を入力する際には、手書き入力を使っています」

従来は紙に印刷したチェックシートに責任者が押印していた承認作業も、GEMBA Note導入後は承認機能を使って効率的に実施できるようになりました。

酒井氏「試験の手順や条件などが記載されたオペレーター向けの作業指示書は、今も紙を使っています。A4の用紙に指示内容を細かく記載しているので、タブレットだとやや見づらいので。指示書を紙のままにしているいちばんの理由は、設備の制御盤にその紙を掲示するという用途があるからです」

GEMBA Noteの導入によって課題解決を実現

GEMBA Noteの導入によって、ヒューマンエラーの防止と情報共有の迅速化という課題は順調に解決に向かっている状況です。

吉田氏「GEMBA Noteを導入してからは、アカウントを持っているスタッフ全員が現場の作業状況をリアルタイムで確認できるようになり、通知を受け取ることもできるので、ミス防止に役立っています。記入漏れがあると次の入力ができないという制限をチェック項目に加えたことも、記入漏れ防止に効果的でした。試験工程でのヒューマンエラーが減った結果、試験のやり直しや遅延が生じるリスクも低減しました。GEMBA Note導入後の2025年度は、品質異常が1件も発生していません。これは数値として明確に出ている効果です」

今後のGEMBA Noteの活用

最後にGEMBA Noteの今後の活用方法についての考えを聞かせていただきました。

吉田氏「現在のチェックシートから使用範囲を拡大して、サイネージ的なイメージで作業日程や予定などをデジタル化したいと考えています。ホワイトボードに書いたスケジュールなどの情報をデジタル化できると、記録として残すことが可能です。また、ダッシュボード機能のようなものもあればいいなと思っています」

将来的には、GEMBA Noteに蓄積したデータをデータベース化して、試験計画の立案などに活用できるようにしたいと、吉田氏は考えています。

吉田氏「他の業種でも、我々の部署のように手作業で多くの項目をチェックする必要のある職場にとっては、GEMBA Noteは非常にメリットが多く使いやすい、おすすめできるツールだと思っています」