現場のニーズに即したDX推進のために、eYACHOの導入を決定。各種書類の印刷・郵送・承認・ファイリングなどの手間を省くことができる点、社内独自の様式を取り込むことができる点、同時編集が可能な共有機能、現場の業務に対応する多種多様なフォームがあることなどが、導入を決めた主な理由です。

eYACHOの導入に際してはiPad導入時の反省を踏まえ、当初から全社展開するのではなく、2つの現場で試験的に導入し、運用する書類も安全パトロール点検表だけに絞りました。安全パトロール点検表から始めた理由は、従来の紙の書類の作成から押印、郵送、ファイリングという流れが非常に時間がかかり、書類がなかなか完結しないという課題があったからです。

試験導入する現場は、DX推進に前向きで活用が期待できるメンバーが多く、電子化が進んでいる発注官庁を持つ現場を慎重に検討して選定しました。

髙橋氏「導入から3～4か月ほどは現場での運用状況の経過観察を行った上で、実際の業務に使えるか、効率化に繋がるかといった点について、綿密なヒアリングを実施しました。ヒアリングで効果を確認できたので、導入調査アンケートを行った結果、現場職員の6割以上から「すぐ使いたい」という回答があり、土木部全体での導入を決定。試験導入時にeYACHOを使った職員が現場を移動した際に、他の職員に使い方を教えるようになり、現場主導での活用が促進されていきました。さらに個々の職員がeYACHOの便利な使い方を模索し始めたため、eYACHOの定着を確信し、継続利用を決定しました」

eYACHOをスムーズに導入してDX推進に繋げるために必要不可欠だったのが、現場のニーズに対応するサポートです。

髙橋氏「eYACHOの公式マニュアルはとてもわかりやすいのですが、マニュアルを調べるよりも、周囲の人に聞くケースが圧倒的に多いと感じました」 坂下氏「 実際、現場で質問や相談を受けることはよくあります。年配のスタッフから電話で質問された時には、同じ画面を開いて説明します。まずは、その人がやりやすいように使ってもらい、徐々にeYACHOの機能を理解できるように配慮しています。若い職員の中には、操作方法を覚えてすぐに周囲に説明する側になる人も少なくありません」
髙橋氏「実際の作業に即したマニュアルも必要だと感じ、LINE WORKSの掲示板を活用して独自の動画マニュアルを公開しました」

同時に、社員の意識改革のための施策も実施しています。

髙橋氏「ペーパーレスの推進を目的とした、TNKポイントというポイント制度を設けました。この制度では、現場での印刷枚数が前年度の全体平均を下回った分を電子マネーに変換できるポイントとして付与しています。社員のモチベーション向上のために、各現場の毎月の印刷枚数ランキングも発表しました」

eYACHOの業務での活用方法を動画などで学ぶ田中組アカデミーという独自の教育プラットフォームも運用しています。このアカデミーを利用することで、職員個々のペースで業務に必要な知識を予習・復習でき、LINE WORKSの掲示板と組み合わせたサポート体制を整備しています。

現在、土木部でのeYACHOの使用率は100パーセントで、現場職員だけでなく内勤職員も利用中です。現場の職員からは年代を問わず「業務を大幅に効率化できた」という好意的な声が寄せられています。eYACHOが現場に深く根付き、生産性向上に貢献していることがわかります。eYACHOの定着によって、iPadも現場業務に欠かせない必需品になりました。

髙橋氏「ペーパーレス化が促進され、ひとつの現場の月間の平均印刷枚数が約2,000枚から1,000枚以下になり、1,000枚以上の削減を実現しています。コストも年間で数百万円ほど削減され、ファイリングなどにかかっていた手間や時間も大幅に削減できました。現在、残業時間の変化なども集計中ですが、最低でも1人当たり月20時間程度の作業時間削減はできているという感触を持っています」
坂下氏「eYACHOを使うことで、作業現場で手が空いた時に日報などを書くことができるので、事務所に戻ってからの作業がかなり減りました。また、いつでも現場できれいな状態の書類を確認できる点も、ペーパーレスの魅力だと思います」