導入事例
作業予定表のeYACHO化で会社間承認が一変。
オーナー・協力会社が一体となって進めた巨大石油プラントDX。
コスモ松山石油株式会社様・
コスモエンジニアリング株式会社様
コスモエネルギーホールディングスのグループ会社であるコスモ松山石油株式会社とコスモエンジニアリング株式会社では、eYACHOの導入によって石油化学プラントの保全業務における書類運用の効率化に取り組んでいます。eYACHOの導入から活用状況、得られた成果などについて、コスモ松山石油松山工場工務課の武田祐介氏、コスモエンジニアリング保全本部松山支店プロジェクト1グループ長の山口修平氏、同グループの御手洗一輝氏、業務グループの中矢亜莉沙氏にお話を伺いました。
書類運用の効率性向上のためのDX推進策を検討
コスモ松山石油松山工場は、常に大小約30件の工事が同時進行しており、約20社の協力会社が工事に参入し、多い日で数百人ものスタッフが作業に従事している非常に大規模な生産施設です。コスモエンジニアリングは、松山工場における保全工事の請負や施工管理を担っており、コスモ松山石油の工務部門が行う保全業務の一部を受託しています。コスモ松山石油とコスモエンジニアリングが連携して業務を進めるなかで、以前から大きな課題となっていたのが、紙媒体による非効率的な書類運用でした。
山口氏「我々のグループでは、日々、各工事担当者が多くの協力会社とやり取りを行っており、その多くは電話や書類、メールを中心としたコミュニケーションとなっています。特に書類承認については、コスモ松山石油―コスモエンジニアリング―協力会社の会社間で行われ、複数の関係者による押印が必要となるため、非常に多くの時間を要していました。こうした点について、以前より改善したいと考えていました」
特に工事着工可否の判断、どのような工事を実施するかを確認・記録する作業予定表の運用は、コスモ松山石油、コスモエンジニアリング、協力会社のいずれにとっても多くの時間を要するものでした。協力会社は紙で作成した作業予定表をコスモ松山石油とコスモエンジニアリングに毎日提出します。書類作成に加え、広大なプラント内に点在する事務所への移動を自転車で行うため、1日約1時間を費やしていました。
山口氏「我々のグループ員もこれらの書類の受付・承認などの業務に1日約30分程度の時間を費やしていました」
御手洗氏「枚数が多くなると、コピー漏れや押印を忘れるなどのミスも生じてしまいます」
山口氏「作業予定表は工事終了後5年間の保管が規定されており、保管書類は膨大な量となっています。そのため、社内監査等において各工事に関する必要書類を検索するのに時間を要する点も、大きな負担となっていました」
こうした課題の解決策を探っていた時期に、コスモエンジニアリングの本社から紹介されたのが、eYACHOでした。
eYACHOの選定理由と導入プロセス
eYACHOの導入を決めた理由を話していただきました。
山口氏「複数の会社間での電子承認が可能で、デジタル帳票の作成が簡単であること、柔軟にカスタマイズできることなどが、eYACHOを選定した主な理由です。コストが安いことも大きな魅力でした」
武田氏「汎用性が高く、活用できる幅が広いという印象を持ちました。導入するならこれだと思いました」
御手洗氏「従来の紙の書類をPDFでeYACHOに取り込むと見た目はそのままで違和感がなく、操作がわかりやすくて簡単な点もいいと感じました」
導入決定後は、工場長と相談した上で10～15ほどのアカウントを取得。コスモ松山石油とコスモエンジニアリングの各部署からメンバーを選出したワーキンググループによるトライアルを開始しました。
山口氏「1週間実施した最初のトライアルでは『今まで通りのほうがいい』『こんなんやってられへん』といった否定的な意見や反発の声が数多く寄せられました。そうした意見を踏まえて問題点の改善策を検討し、運用開始に向けた再トライアルを実施しました」
逆風を乗り越えたトライアル期間中に意見の集約と改善を繰り返した上で、協力会社を含めた約100アカウントでの本格運用を開始。操作説明会も10回ほど開催しました。
山口氏「約2か月間のトライアル運用を経て、最大の課題であった作業予定表の帳票化を行い、本格運用を開始しました。しかし、工事数が多いことに加え、会社間をまたぐ承認が必要であり、さらに承認には時間的な制約もあることから、承認者間をつなぐいわゆる『バトンリレー』の部分でつまずく場面がありました。
また、ノート一覧画面には常に数十件の作業予定表のノートが表示されているため、自分が担当する工事の作業予定表を探すのに苦労する方も多く現れました。このような環境下での運用でしたので、感覚的な話にはなりますが、半数ぐらいの方が否定的な姿勢でした」
そうした「逆風」が収まり、現場にeYACHOが定着するきっかけになったのは、工事の進捗を一覧化し、工事担当者や協力会社で絞り込める帳票の開発をMetaMoJiに相談したことでした。
山口氏「社内の運用においては、作業予定の承認者をつなぐバトンリレーがうまく機能せず、承認が停滞したり、承認漏れが発生したりといった問題を抱えていました。そのような中、MetaMoJiさんに作業予定表の『承認ステータス一覧表』を開発していただいたことで、これらの課題はすべて解消され、逆風が追い風へと変わりました。
開発していただいた帳票を本格稼働してからも、2か月に1回ほどの頻度で意見交換をして、試行錯誤しながら作業予定表を運用しました。継続利用を決定したのは、運用開始から半年後のことです。導入プロセスには何も問題なかったと思っています。根気強く利用を推進してくれる人たちが各部署にいたことが、非常に心強かったですね。今、振り返ってみるとインストールや操作のサポートなどをもう少し他部署やMetaMoJiさんにお願いすれば、よりスムーズだったように思います」
eYACHOの活用状況
本格運用開始から約2年が経過した現在、eYACHOの活用範囲は当初の作業予定表から工事の品質管理記録、工事の進捗管理記録、重機などの車両調整、現場パトロール記録、官庁申請許認可書類の共有にまで拡大しています。利用者数は、コスモ松山石油57名、コスモエンジニアリング25名、協力会社15社 ・63名の計145名に上ります。
御手洗氏「以前はA3の紙に手書きで記入していた定期整備期間中の機器ごとの進捗状況を記録する進捗管理表をeYACHOに入れて運用しています。製造装置周辺の機器の開放などに用いる車両調整も、場内図をeYACHOに入れた運用に移行しました。さらに官庁申請に用いる図面の承認回覧も、試験的に開始しました」
山口氏「工事パトロール時に確認された協力会社への指摘･グッドポイントなどのやりとりも全てeYACHOで行っています。現状、工場で使用する書類全体の10～20％がeYACHOに移行済みです」
現場でのeYACHOの定着度も順調に推移していると評価しています。
山口氏「導入初期の1年間ほどは、逆風も浴びつつ試行錯誤を繰り返してきました。2年目以降は追い風の状態になり、現場の方々がeYACHOの操作に完全に慣れてきたと感じています。さらに今は、自分たちから積極的に帳票を作って運用に持っていく人たちが何名か出てきている状態です。皆さん便利さをよく理解しており、何ができるかも見えているので、あとはやりたいことを実施につなげる時間さえあれば大丈夫だと思っています」
武田氏「eYACHOの利用が定着してきたと実感しています。質問や意見などがほぼ出なくなり、当たり前に使っているという印象で安心しています」
中矢氏「本当に質問などは全然来なくなりました。協力会社各社からのデバイス追加などの依頼を受けるだけになっています」
御手洗氏「時間に余裕ができたことで、これまで書類受付とあわせて行っていた協力会社との相談が、1対1でしっかりできるようになりました」
eYACHOによって得られた成果
eYACHOによって紙の帳票をデジタル化することで、作業時間やコピー用紙の削減にくわえ、DX推進に繋がる企業文化の醸成といった成果が得られています。
武田氏「eYACHO導入の成果としては、まず、年間1人あたり25時間程度の労働時間削減が実現されています。作業予定表などは当社の主要4部署で使っていますので、合計で年間約100時間の削減となり、コピー用紙も年間6,500枚ほど削減できました」
中矢氏「当社では1人あたり50時間、対象12名の合計で年間600時間の労働時間削減となっています。コピー用紙については年間約12,000枚削減されました」
山口氏「協力会社各社の成果は試算になるのですが、各社1人あたり年間で約110時間の労働時間削減になっています。最も工事量が多い会社では、労働時間が年間約660時間削減され、コピー用紙は年間約2,500枚削減されています。約20社ある協力会社の合計では相当な成果が出ていると思います」
また、eYACHOによる書類のデジタル化は、DXを促進する企業文化の醸成にも繋がっています。
山口氏「当社では年に1回『ベストジョブ表彰』という非常に面白い取り組みを実施しています。これは、各組織単位で行った改善活動や挑戦して取り組んだJOBを発表し、複数回の審査を経て最後は全社向けに発表し大賞を決定する取り組みです。我々のグループもこちらの取り組みでeYACHO活用について発表し、2度にわたり社内表彰を受賞しています」
武田氏「当社でもQC活動などを発表する機会を設けています。最近はDXを取り入れて業務改善する活動が多くなり、発表によって各所にDXの内容が発信されるようになりました。こうした活動が会社全体のDXに対する意識向上に繋がっていると思っています」
山口氏「eYACHOをはじめとするDXツールの活用により業務効率化を推進し、グループ員がより一層コア業務に注力できる働き方への転換を目指しています。
また、協力会社におかれましても、これらのツールをご活用いただくことで非効率な業務を排除し、より一層現場管理に注力していただきたいと考えています。
今回、作業予定表をはじめとした取り組みにより、これまで書類の持ち運び等の申請業務にご対応いただいていた協力会社が、より容易に手続きを行えるようになったことを何よりうれしく感じています」
eYACHO活用の将来ビジョン
今後の最大の目標は、松山工場での書類運用のほぼ全てをeYACHOに移行することだと、山口氏は考えています。
山口氏「協力会社から提出してもらったり、コスモ松山石油の許認可をもらったりする紙の帳票や資料が、現状ではまだまだ多数あります。それら全てをeYACHOに移行したいですね。ステータスが確認できる形でデジタル化できれば、構内で行われる書類運用のすべてが一気に移行できると思っています。移行の障害となるのは、開発面と通信速度、端末です。この3つの条件さえ揃えば、実現できると考えています」
最後に、eYACHOへの要望を聞かせていただきました。
御手洗氏「承認のステータスをわかりやすくするツールが標準的にあると、デジタル帳票を編集しやすいと思っています」
中矢氏「複数のノートを作成したときに、複数選択して同時に違うフォルダなどに入れられたら便利だと思います」
山口氏「やり取りの主流がメールになっており、eYACHOで承認状況を見ることがなかなか定着しないという課題があります。承認時のPUSH通知と同時にメールでの通知（※現在開発中）があれば、かなり助かると思っています。あとは、AIがうまくサポートしてくれる機能があればありがたいですね」
【お話を伺ったコスモ松山石油、コスモエンジニアリングのみなさん】
右から：山口修平氏、武田祐介氏、御手洗一輝氏、中矢亜莉沙氏