従来、中日本ハイウェイ・メンテナンス中央では、それぞれの作業現場で作業員が日々のメンテナンスの作業記録などを紙の帳票に記入していました。作業ごとにさまざまな帳票を使用している現場作業員から「アプリなどを使って、紙の使用を減らすことはできないか」という要望が多く出されるようになったことが、eYACHOを導入することになったきっかけでした。現場での作業完了後に相当量の帳票を作成することに、負担を感じる作業員が増えていたのです。また、帳票の集計や確認をする管理職からも、時代の流れに合った帳票のデジタル化を望む声が出されていました。

杉本氏「これまで当社は、作業現場で使用するアプリやツールを導入したことがほとんどありませんでした。現場作業員と管理職から同じタイミングで、紙の帳票をデジタル化したいという希望が出たことで、スムーズにeYACHOの導入を決めることができました。eYACHOは同じく高速道路のメンテナンスを行っている株式会社ネクスコ・メンテナンス北海道が導入していると聞いていたこともあって、当社でも運用できるはずだという安心感がありました。電子化したノートを別のノートへ転記できる機能や集計といった機能についても、導入前に参加したセミナーで具体的に説明を受けていたので、検測資料の作成などにも活用でき、導入するメリットは大きいと感じました」

現場の作業員から管理職まで、帳票に関する一連の流れをeYACHOに統合することによって、個々の社員の業務負担は大幅に軽減されています。

高速道路上で作業を行う社員の注意力が散漫にならないよう、eYACHOを操作する端末はタブレットではなく、すぐに取り出すことができ、手軽に使用できるiPhoneにしています。

杉本氏「手書きのRKYシートの作成には、相当な時間がかかっていました。eYACHOを使うことで、その時間が約半分に軽減されています。冬場の雪氷作業においては、一人の社員がほぼ1日を費やしていた日報作成や現場撮影、検測資料作成用のexcel入力、集計といった一連の作業が約10分でできるようになり、1シーズンで50時間ほどの作業時間削減を実現しました。また、運転日報には車両の行き先などを毎回手書きで記入していたのですが、eYACHOのプルダウン機能を使えば、簡単に選択できるようになります。さらに、運転日報に入力された走行距離などをデータ化することで、集計作業の効率もかなり向上することが期待できます」

現在、中日本ハイウェイ・メンテナンス中央では、eYACHOと自社システムとの連携に取り組んでいます。検測資料についてはすでに連携済みで、次のステップとして検測資料から抽出したデータを自社システムへ自動入力する仕組みを構築中で、管理職の作業負担を軽減することをめざしています。

杉本氏「現場で行っていた検測資料作成からシステムへの入力までの作業を連携させることで、作業の効率をよりいっそう高め、全社的な業務効率化に繋げていければと思っています。現状はまだeYACHOの豊富な機能を使いこなせているわけではないので、いろいろと試していきたいですね。たとえば、eYACHOのビデオ通話機能・GEMBA Talkを使って作業現場とのやり取りの社内共有などを検討しています。RKY活動についても、10年ほど同じ紙を元に実施しているので、eYACHOの安全AIを活用して、安全管理に関する新たな気付きに繋げたいと考えています」

試験運用を始めて以来、杉本氏はeYACHOの運用状況を社内会議で報告しています。

杉本氏「現在は主に大月事業所で運用しているeYACHOについて、利用して実感したメリットを伝えることで、他の事業所への導入、さらには全社的な活用に繋がることを期待しています」