ペーパーレス化 導入事例【JA】

愛媛たいき農業協同組合 様

紙の使用を大幅に削減、準備の時間は3時間から10分に激減
円滑な議事進行や議論の活性化を実現

愛媛たいき農業協同組合 様

愛媛たいき農業協同組合(以下、JA愛媛たいき)は、愛媛県の大洲市と喜多郡で事業を行っている農業協同組合で、大洲市にある本所のほか、区域内に約20の支所・出張所があります。部長と役員が出席する会議をMetaMoJi Share for Business(以下、MetaMoJi Share)でペーパーレス化し、紙の使用量や準備にかかる時間を削減したほか、会議の活性化も果たしています。

手書きの使い勝手の良さでMetaMoJi Shareの導入を決めた

 JA愛媛たいきでは、2016年から支所・出張所の営農指導員用として、セルラーモデルのタブレットが30台導入されていました。営農指導員はタブレットを携えて農家に出向き、情報提供や指導をしています。
 このタブレットをペーパーレス会議にも活用しようと、JA愛媛たいきの総合企画室では導入するシステムを検討しました。総合企画室 企画管理課 調査役の大野寛文氏は「MetaMoJi Shareは費用が手頃だったので、試用してみました。タブレット上の書類に手書きで書き込みをしてそのまま保存できるという使い勝手の良さで、導入を決定しました」と振り返ります。タブレットも追加導入され、現在は40台でMetaMoJi Shareを利用しています。

総合企画室 企画管理課 調査役 大野寛文氏

総合企画室 企画管理課 調査役 大野寛文氏

企画会だけで年間7,000枚を削減、準備の時間は3時間から10分に激減

 JA愛媛たいきでMetaMoJi Shareを使ったペーパーレス会議を開始したのは2018年4月です。最初に使い始めたのは「企画会」と呼ばれる月に1回の会議で、部長と役員、15人が参加します。

 ペーパーレス会議に取り組み始めた背景には、紙の資料に伴うさまざまな問題がありました。総合企画室 企画管理課 課長の金澤宗満氏は「紙を大量に使うと、コストも資料を準備する時間もかかります。コピーは白黒のみで、カラーの資料を使えないのも不便です。また、保管場所に困ったり、保管したはずの書類が見つからないといった問題もあります」と語ります。
 紙の資料にまつわるこれらの問題が、MetaMoJi Shareの導入により大きく改善されています。まず、紙のコストや準備にかかる時間については、どのような変化があったのでしょうか。

総合企画室 企画管理課 課長 金澤宗満氏

総合企画室 企画管理課 課長 金澤宗満氏

 金澤氏は「以前から資料はワープロや表計算ソフトで作っていましたから、それをPDFとして保存するだけのことで、その手間やコストはかかりません。企画会だけで年間7,000枚、約5万円を削減できる見通しです」と語ります。また、以前は資料をコピーして準備するのに会議1回につき約3時間かかっていたそうですが、総合企画室 企画管理課の髙田遥平氏によれば「MetaMoJi Shareを使い始めてからは、PDFを取りまとめてアップロードするだけなので準備にかかる時間は10分ほどです」ということです。資料の差し替えにすぐ対応できるという利点もあります。  

MetaMoJi Shareを使った会議の様子

MetaMoJi Shareを使った会議の様子

会議の進行がスムーズになり、議論も活性化した

 企画会では、発言者のページめくりに全員の画面が追随するモードを使用しています。そのため、どのページについて話し合っているのかを見失うことはありません。
 また、各自のタブレットに資料が表示されていますが、プロジェクタも併用し、進行役のタブレットの画面をプロジェクタで投影しています。参加者は、任意のタイミングで追随するモードからはずれ、自分で画面を拡大/縮小したり、ほかのページを見たりすることもできるため、会議の進行をプロジェクタでいつでも確認できるようにしているのです。

MetaMoJi Shareとプロジェクタを併用

MetaMoJi Shareとプロジェクタを併用

 さらにMetaMoJi Shareにはレーザーポインターの機能があり、実際のプロジェクタのスクリーンをレーザーポインターで指し示すのと同じように、注目してほしい箇所を全員の画面上に示すことができます。会議ではこの機能もよく活用されています。
 このように、MetaMoJi Shareの画面表示に関するさまざまな機能を使うことで、議論に集中でき議事進行がスムーズになったといいます。
 もちろん、MetaMoJi Shareの導入理由のひとつであったページへの書き込みも有効に活用されています。ある人の書き込みを全員に見えるようにすれば、問題意識が共有され、さらにそのまま議論の記録としても残ります。また、会議中にメモを取るだけでなく、会議前の準備として書き込みをしておく参加者もいるそうです。これも議論の効率化、活性化に大いに役立ちます。

カラー化や拡大表示の利点に加え、見やすい資料を作る意識も浸透

 紙のコピーは白黒ですが、MetaMoJi Shareではもちろんカラーの資料を共有できます。また、細かく書き込まれた資料などは各自が指先のピンチアウト操作で拡大表示できて見やすいと、参加者に好評だそうです。

 さらに、資料そのものも変わりつつあります。金澤氏は「使用しているタブレットは10インチ前後のもので、画面が小さいという声もあります。こうした事情もあり、資料の作り方と見せ方を変えていこうと呼びかけています。紙の枚数を気にしなくていいのですから、1ページに情報を詰め込むのではなく、ページ数を自由に増やして簡素で見やすい資料を作りましょうということです。ペーパーレス会議に合わせた資料を作成することと、簡単に拡大表示ができることで、小さいから不便という先入観を払拭しています」と説明します。このように呼びかけ、ペーパーレス会議の開催を重ねることで、「資料の作り方は実際に変わってきています」と髙田氏は言います。

総合企画室 企画管理課 髙田遥平氏

総合企画室 企画管理課  髙田遥平氏

資料の保管場所をとらず、不測の事態への備えともなる

 資料は、MetaMoJi Shareのサーバーのほか、必要があれば各自のデバイスにも保存できます。そのため、資料の保管場所をとることもなく、必要なときに探せないといった問題も従来よりずっと解決しやすくなります。MetaMoJi Shareのサーバーは、クラウドかオンプレミスかを選択することができ、JA愛媛たいきではクラウドのサーバーを利用しています。
 JA愛媛たいきがペーパーレス会議を始めた2018年、愛媛県内では「平成30年7月豪雨」によって大きな被害が生じました。JA愛媛たいきの本所も、30センチほど水につかる事態となりました。「資料が水没したら大変なことになるというのを、まさに体験しました。資料がクラウドのサーバーにあると、この点からもメリットがあると改めて感じました」と金澤氏は語ります。

リモート会議など「使えることにはどんどん使っていきたい」

 企画会以外の会議にも、MetaMoJi Shareが使われ始めています。金澤氏は「企画会に出席している部長がペーパーレス会議に慣れて、それぞれの支所に波及してほしいと思っています」と言います。会議によっては、参加人数が多かったり、1回の会議で1人あたり200〜300枚の資料が必要となることもあり、ペーパーレス化が普及すればさらに大幅なコスト、時間の削減になります。
 定例の会議だけでなく、ワークショップやプロジェクトで活用したいという声が職員から上がってきているそうです。さらに、遠隔地との会議も実現したいと考えています。「遠い支所だと本所に来るのに1時間近くかかります。往復で約2時間、会議で2時間と、半日つぶれてしまいます。支所では職員が少なく、留守にするのも負担が大きいのです」(金澤氏)
 ペーパーレス会議の推進について金澤氏は「使えることにはどんどん使っていきたいと思っています。コストや作業時間の削減になるならと、ほかの部署でもペーパーレス会議に前向きです。みんながMetaMoJi Shareに触れる機会を増やすことで認知度を上げていきたいですし、触ってみればさらなる活用のアイデアが出てくるでしょう」と今後の広がりに期待を寄せています。

本取材は2018年11月に行われました。画面キャプチャ、機能、肩書きは当時の情報に基づきます。
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