導入事例

医療法人社団 伊藤歯科クリニック 様

ペーパーレス化目指しGEMBA Noteで仕事の質向上
新しい働き方にも対応・想定以上の効果を実感

医療法人社団 伊藤歯科クリニック様

兵庫県西宮市・甲子園球場に隣接する伊藤歯科クリニックは、チェア8台・スタッフ20名(歯科医師5名・衛生士8名・助手7 名)規模の歯科医院です。スタッフのワークライフバランスを考慮し診療時間は夕方5時までに短縮するなどの制度の整備に続いて、ペーパーレスによる仕事の質の向上を目指しました。サブカルテのペーパーレス化にはiPadのアプリGEMBA Note for Businessを選びました。取り組みの経緯と現状についてお話を伺います。取材当時は、GEMBA Note for Businessを利用しています。

仕事の3割がサブカルテの出し入れ・ペーパーレス化は10年来の悲願

 予防歯科に力を入れる伊藤歯科クリニックには長く通院する患者が多く、サブカルテが厚くなる傾向がありました。カルテは電子カルテにデータがあるため、診療室に持ち込む必要がありません。ルールに基づき、管理・処分することで、法に基づいて、一定以上増えないよう運用できます。しかしサブカルテは増えていく一方で、置き場所を分散したりしながら保管場所を確保している状態でした。サブカルテは診療業務に密接に結びついているので、毎日アクティブに動きます。受付仕事の3割がサブカルテの出し入れ・チェック等の運用で、時には探し回ることもありました。院長にとって、サブカルテのペーパーレス化は10年来の悲願でした。

 スタッフのほとんどがパート勤務という歯科医院が多い中、 同院は生産性高く仕事に取り組めるよう、正社員化を進めました。診療時間を短縮するなど制度面を整備し、2016年に 「ひょうご仕事と生活のバランス企業」として歯科医院で初めて表彰されました。制度の整備に続き、仕事の質の向上が必要と考え業務のスリム化を目指しました。「受付・助手の仕事を洗い出すと、サブカルテの出し入れ、チェックなどの管理が少なくとも全体の3割を占めており、ペーパーレスを進めることは投資以上のメリットがあると確信しました。以前からデータベース化やシステム化に取り組んでき たが何度も挫折を繰り返していた。ペーパーレス化は十年来の 悲願」(伊藤院長)でした。

お話を伺った 院長・伊藤尚史氏

お話を伺った 院長・伊藤尚史氏

 院内のIT担当・コーディネーターの江田紗弥氏も「以前は、予約の患者様のサブカルテを前日に出して治療計画を確認し、翌日の治療に備えていました。サブカルテ自体が受付にあったり、担当の衛生士のところにあったり分散していて、サブカルテの出し入れに時間がかかり、収納するスペースにも苦労していました」と振り返ります。

GEMBA Noteでよく使っている機能などを江田氏に伺います。

IT担当・江田紗弥氏(コーディネーター)

IT担当・江田紗弥氏(コーディネーター)

 そんな折、知人の歯科医からGEMBA Noteのことを聞いた、それが2019年12月。伊藤院長は、歯科医院の実践事例を見て二週間で同院でのGEMBA Noteの導入を決めました。そしてなんと正月明けからペーパーレスでの診療(iPadでサブカルテを 見る体制)を開始することになりました。


 「サブカルテのスキャンには時間がかかるため、特定の社員が年末に出社して作業をしました。サブカルテ番号順では なく、年始に予約が入っている患者のサブカルテから取り込みを開始し、年始からのスタートに間に合わせました。導入直後はiPadの操作に慣れず一時的な不安もありましたが、サブカルテを探していた時間を他の業務に充てられるようになり、サブカルテがぎっしり詰まっていた棚には口腔ケア商品の在庫が置けるようになりました」その後も地道にスキャンを続け「半年で6000超のサブカルテ の取り込みが完了しています」(江田氏)

*バックヤード棚。天井まで届く大容量収納(中央)。以前はサブカルテで溢れていた(左)が、現在 商品在庫置場に(右)。

バックヤード棚。天井まで届く大容量収納(中央)。以前はサブカルテで溢れていた(左)が、現在 商品在庫置場に(右)。

 「IT担当がGEMBA Noteを楽しんで工夫してくれて、 スタッフが楽になっている」と院長が評するITリーダの江田氏は 「実際のサブカルテの代わりにどういう風に使えるかが想像できなかったが、使い始めてみると想像以上に便利な使い方ができて嬉しかった」と言います。

いつでもどこでも・同時編集・一瞬で同期(シェア)

 「当院では約20人のスタッフ全員がひとり1台のiPadで GEMBA Noteのアカウントを持って使用しています。クラウド 環境にあるサブカルテを同時に利用できるので、以前のように サブカルテがある場所に行かなくても各自が都合の良いタイミングで内容を確認できるようになり翌日の治療準備がより緻密にできるようになりました」「同期も一瞬で、複数のスタッ フで同時に編集できるのが便利です」ただ「シェアノートにするのを忘れると個人ノートになってしまいサブカルテを見つけるのが大変なので、注意して運用しています」サブカルテ以外にも、日報や連絡、オンラインでのミーティングなど、iPadひとつで仕事の連携が取りやすくなったと言います。

GEMBA Noteで診察に必要なサブカルテをすべてiPadで使用できるようになった。

GEMBA Noteで診察に必要なサブカルテをすべてiPadで使用できるようになった。

大きさ自由・枠外OK 書き込みの自由度が魅力

 GEMBA Noteはデジタルでありながら紙サブカルテのように自由に書き込みができます。コーディネーターの江田氏は キーボード付iPadを使用しキーボード入力がメインですが、 チェアサイドでの仕事がメインのスタッフはスペースが限られるのでiPad miniで手書き入力します。手書き文字は後からテキストに変換することができるので「美しいサブカルテを作ることができます。サブカルテに余白がない場合でも「欄外に手書きや大きさを気にせずに写真を貼り付けたりできるのが便利」だと言います。



 また、チェアでの診療(衛生士)はiPad mini、カウンセリングルームでは9.7inch iPad、同意書の内容を患者と一緒に確認する場合、翌日の治療を確認するような場合はWindows PCを使うなど、業務の内容やスペースに合わせてデバイスを使い分けられるのも便利です。

サブカルテにペンで書くと同じように自由に書き込める。デジタルだから自在に拡大できる。

サブカルテにペンで書くと同じように自由に書き込める。デジタルだから自在に拡大できる。

欄外にはみ出して自由に書き込んだり写真を貼り付けたりできる。

欄外にはみ出して自由に書き込んだり写真を貼り付けたりできる。

ワンタッチで入力支援(テンプレート・アイテム・フォーム部品)

 「例えば自費治療の契約書をテンプレートにしてツールボックスに登録しています。必要な時にサッとツールボックスから選ぶだけで必要な書式をサブカルテの中に差し込むことができてとても便利。初診カウンセリングページ、診察用ページ、成人用、小人用などあらゆる書式をテンプレート化し、ツールボックスに登録しています」

ツールボックスに 様々な書式テンプレートが登録されている。初診ならまず ツールボックスから「初診カウンセリングページ」 をタップ。ツールボックス 複数作ることができ、サブカルテ用、紹介状用など分類して登録しておくと探しやすい。

ツールボックスに 様々な書式テンプレートが登録されている。初診ならまず ツールボックスから「初診カウンセリングページ」 をタップ。ツールボックス 複数作ることができ、サブカルテ用、紹介状用など分類して登録しておくと探しやすい。

 担当承認印や歯式など、従来の紙サブカルテだと大きく書いたり色をつけたりスタンプを使ったりしていたようなものは積極的にアイテム化しています。承認スタンプはログインユーザーの名前が自動的に入るようにしたり、どのテンプレートにも共通する複数の項目枠をまとめてひとつのアイテムにするなど工夫しています「アイテム登録しておけば、たくさんのテンプレートに貼り付けるのも簡単で便利」なので、些細なものも利用頻度の高いものはアイテム登録しています。

タップするだけでログインユーザー名が入った承認スタンプが押せるアイテム。ID入力欄に数字だけが入れられるように制御するなど、便利に使えるように工夫されている。

タップするだけでログインユーザー名が入った承認スタンプが押せるアイテム。ID入力欄に数字だけが入れられるように制御するなど、便利に使えるように工夫されている。

よく使う枠のセットをまとめてアイテム化。担当ドクターや技師など ドロップダウンリストから選択するだけ。

よく使う枠のセットをまとめてアイテム化。担当ドクターや技師など ドロップダウンリストから選択するだけ。

 テンプレートやアイテム、フォーム部品、ツールボックスを使いこなしている江田氏は「導入時に受講したMetaMoJiのWebセミナーが役に立った。アイテムやフォーム部品の作り方を丁寧に教えてもらった」と言います。GEMBA Noteの導入企業向け操作講習会・テンプレート作成サービスを利用することで、導入から活用までにスピード感が出たと言います。


紙サブカルテの頃、コピーして使っていた治療計画書。

紙サブカルテの頃、コピーして使っていた治療計画書。

GEMBA Note導入にあたりテンプレートを作成。見た目が変わらないので心理的にストレスなく移行できる。同じ使い勝手でありながら、よく使うものはリストから選べるようにするなどワンタッチでできるようになった。

GEMBA Note導入にあたりテンプレートを作成。見た目が変わらないので心理的にストレスなく移行できる。同じ使い勝手でありながら、よく使うものはリストから選べるようにするなどワンタッチでできるようになった。

便利だからこそ出てくる「もっと」

 「要望を差し引いても効果は大きく、非常に便利に使って いる」と前置きしながらも、使い込んでいるからこそ具体的な GEMBA Noteへの要望として、検索機能の向上と、画像管理システム等の既存のシステムとの連携を挙げます。

 「例えば1日(診療時間6.5時間)に100人の患者様が来院 すると、30分に8人、1時間に16人のサブカルテ(ノート)を検索 することになる。複数の手順が必要な検索機能が向上すれば さらに時間短縮できる」(江田氏)

 「患者様のDBと連携できれば、電話対応時にすぐにサブカルテが確認できたり、レントゲンの写真に容易にアクセスできれば、さらに効率が向上 する」(伊藤院長) 取材中も次々に出てくるGEMBA Note利用のアイディア。 MetaMoJiではこれらのニーズを汲み取り、GEMBA Note 自身の機能のブラッシュアップや新機能、講習会や各種サービスを通して強力にサポートしてまいります。

コロナ禍に真価を実感・ノウハウを業界に

 GEMBA Noteの運用が軌道に乗り始めた直後、2020年 3~4月は新型コロナの影響で、同院でも「スタッフが出勤できなくなるなどの影響が出ました。しかしGEMBA Noteでサブカルテの共有ができていたため、出勤しなくても引継が可能だった」同院の診療体制には大きな影響を出さずに済みました。「とにかくサブカルテをiPadで見る体制に」とスタートを切ったペーパーレス化でしたが、土台にGEMBA Noteを選択したことで仕事の質が向上し、リモートという新時代の働き方にも対応できるものに大きく進化していたことを実感したと言います。

 同院はこれまでも「私たちの持つノウハウを元に歯科医師業 界を元気にしたい」と見学やセミナーを実施し業界に運営に関 するノウハウを開示してきました。「ペーパーレス化は多くの歯科医院にとって関心が高いテーマ。GEMBA Noteの導入についてもセミナーを行い、見学も受け入れています」との力強い言葉が心に響きました。

院長・伊藤尚史氏

院長・伊藤尚史氏


本取材は2020年7月に行われました。画面キャプチャ、機能、肩書きは当時の情報に基づきます。
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